「ITで効率化しましょう」とはよく聞くものの、実際に介護や福祉の現場で働く皆さんにとっては、目の前の業務をこなすことで精一杯というのが正直なところではないでしょうか。
また、最近では営業会社から高額な業務管理システムやクラウドツールの導入を勧められる機会も増えています。しかし、「そもそもホームページもまともに更新していない」「パソコン操作は得意じゃない」という状況で、いきなり高度なツールを導入しても現場にはなじみません。
本記事では、千葉県内の中小企業・福祉事業所のWeb支援を手がけるアトラボが、「現場の業務が少しでもラクになる」ことを最優先に考えた、3つの身近な業務改善ヒントをご紹介します。
大がかりなシステム導入やITスキルは不要。まずは小さな一歩から、日々の業務改善を始めてみませんか？
紙・手書き管理を卒業！情報の「見える化」でミス・手戻りを防ぐ
介護・福祉の現場では、日誌や連絡帳、申し送りなど、まだまだ紙やホワイトボードによる情報管理が主流という事業所も少なくありません。
しかし紙ベースの管理は、情報の属人化や伝達漏れ、記入ミス、保管忘れといったリスクを抱えています。特に、スタッフの入れ替わりが多い施設やシフト制の職場では、こうしたミスが業務効率やご利用者様への対応にも影響してしまいます。
そこでまず取り組みたいのが、「情報の見える化」です。例えば以下のような工夫で、大きな改善が見込めます。
- 職員間の申し送りをGoogleスプレッドシートで共有
- シフト表や当番表を紙からクラウドに移行（Googleカレンダーなど）
- ホワイトボードの掲示内容をLINE WORKSでチーム共有
ポイントは、ITツールに慣れていないスタッフでも「見ればすぐ分かる」仕組みをつくること。エクセルが扱えれば、Googleスプレッドシートにそのまま移行するだけで十分な改善になります。
また、これらの情報を印刷・掲示する運用と併用すれば、急に紙を廃止せずとも段階的なデジタル移行が可能です。
書類提出や共有の“ひと手間”をなくす！クラウド活用のススメ
介護・福祉の現場では、申請書・報告書・勤怠表など、日々やり取りされる書類が非常に多く、提出や回覧に手間がかかるのが現状です。
特に、本部と各施設間でのやり取りがある法人や、パート・アルバイト職員が多い事業所では、「誰がどの書類を出したか分からない」「期限に間に合っていない」などのトラブルが発生しがちです。
そんな課題を解消するのが、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージの活用です。これにより、以下のような改善が期待できます。
- 共有フォルダに決まった書式をアップし、職員がいつでもダウンロード・編集できる
- 提出済み書類はクラウド上に保存されるため、紙の紛失や再提出のリスクがない
- スマホやタブレットからもアクセス可能で、出先やシフトの合間にも提出できる
また、フォルダを階層ごとに整理しておけば、「誰でも迷わず必要な書類にたどり着ける」環境が構築できます。たとえば、「月別」「施設別」「申請種別」などでフォルダを整理するだけでも、検索コストや管理の手間は大きく減ります。
クラウドツールは無料から導入可能なものが多く、初期費用も不要。「まずは一部の書類だけクラウド化」といったスモールスタートも可能なので、今すぐにでも始められる業務改善施策です。
電話・口頭に頼りすぎない！チャットツールで日々の連絡をスムーズに
介護・福祉業界では、連絡手段がいまだに電話や口頭中心というケースが少なくありません。
もちろん、対面や電話のほうが早く伝わることもありますが、情報の行き違い・伝達漏れ・記録の欠如といった課題がつきまといます。
そこでおすすめしたいのが、LINE WORKSやChatworkなどのビジネス向けチャットツールの活用です。スマートフォンからも使えるため、パート職員や現場スタッフでも導入しやすいのが特長です。
チャットツールを使えば、次のような業務改善が可能になります。
- 時間外や休憩時間など、タイミングを選ばず情報共有ができる
- 履歴が残るので、あとから確認・検索ができる
- 写真やPDFを添付でき、報告書や現場の様子もスムーズに共有可能
- グループごとにスレッドを分けて、混乱なく情報を整理できる
また、LINEと似た操作感のツールであれば、ITに不慣れな職員でも抵抗なく取り組めるケースが多く、結果として連絡ミスや確認漏れの減少にもつながります。
導入にあたっては、まずは「お知らせ配信用のグループを作る」など、用途を限定した小さな活用から始めてみるのもおすすめです。
アトラボの支援内容｜Web制作だけじゃない。現場をラクにするIT導入支援も
株式会社アトラボは、ホームページ制作だけを行っている会社ではありません。「現場の業務をいかにラクにするか」という視点から、ITやWebツールの導入・運用支援もご対応可能です。
たとえば、介護・福祉業界のお客様に対しては、以下のようなご支援が可能です。
- スタッフ間の連絡手段としてのチャットツール導入サポート
- 申し送り・シフト共有のためのGoogleカレンダーやスプレッドシートのテンプレート設計
- スマホでも簡単に見られる社内用お知らせページの構築
- 法人全体で共有する業務マニュアルの電子化支援
特に、パソコン操作やITに不慣れな方でも取り組めるように、社内向けの「簡単な使い方マニュアル」や操作レクチャーも含めてサポートすることが可能です。
「ホームページの相談をしていたつもりが、いつの間にか社内業務の見直しまでできた」
そんな声もいただけるような、中小企業の“今の現場”に寄り添う提案を大切にしています。
IT導入が目的ではなく、「業務をラクにすること」がゴール。
アトラボでは、そんな視点で、現場に合ったIT・Webの活用を一緒に考えています。
まとめ
介護・福祉の現場では、日々の業務に追われる中で「業務効率化」や「IT導入」が後回しにされがちです。
しかし、紙の記録や口頭のやりとりが積み重なることで、小さなミスや手戻りが“毎日のストレス”になっていることも少なくありません。
大切なのは、「便利そうなツール」ではなく「自分たちの業務に本当に合っている仕組み」を見つけ、無理なく導入・定着させること。
高額なシステムや複雑なツールを導入する前に、まずはできるところから、小さく始めてみるのが成功のカギです。
アトラボでは、ホームページ制作だけでなく、現場の業務改善や情報共有に役立つWeb活用もご提案可能です。
「こんなこと、相談してもいいのかな？」と思うことでも、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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